Kun asiakkuuksia on monta, työpäiviin sisältyy paljon erilaisia tehtäviä ja palveluita toteuttaa useita eri henkilöitä, on hyvä projektinhallinta helpottaa myös aikatauluissa pysymistä.
Jotta pääsemme erinomaiseen lopputulokseen, on Aboadin palvelutoimituksessa kolme ohjenuoraa, joista ei jousteta. Ne ovat:
- Työ toimitetaan sovitussa laadussa.
- Työ toimitetaan sovitussa aikataulussa.
- Työ toimitetaan sovitussa budjetissa.
Koska aikatauluissa pysyminen on perusperiaatteitamme, seuraamme tarkasti töiden ja projektien aikatauluja. Seurantaa tehdään projektinhallintatyökaluissa sekä manuaalisesti että automaattisia notifikaatioita hyödyntämällä.
Nyrkkisääntönä on, että palveluntoimitus ei koske vain asiakkaita, vaan myös muita tiimiläisiä: Kun jokainen tuottaa palvelua toisilleen, kaikki saavat paremman työ- ja asiakaskokemuksen!
Oikeat asiat oikeaan aikaan [Just-In-Time]
Lean-ajattelun Just-In-Time-periaatteiden mukaan ei ole lisähyötyä olla liian ajoissa, vaan juuri oikeassa ajassa. Tämä vaatii sitä, että jokaisen pitää kommunikoida etukäteen, milloin oma työnsä on tehty ja varmistaa, että näin tapahtuu. Näin vältetään tilanteet, joissa työvaiheiden välillä syntyy viiveitä.
Toteutuksen ennakkosuunnittelu ja siitä ylikommunikointi ovatkin enemmän kuin sallittuja, jotta saadaan asiat valmiiksi juuri oikeaan aikaan.
Näillä askelmerkeillä huolehdimme aikataulussa pysymisestä
1. Kukin tiimiläinen huolehtii itsenäisesti aikatauluista
Jokainen pitää huolen omasta tontistaan myös aikataulussa pysymisen suhteen ja tekee seuraavat toimenpiteet:
- Aikatauluttaa tehtävät Todoist-ohjelmistossa henkilökohtaiseen projektiinsa, jolloin kunkin päivän kohdalle ilmestyvät näkyviin sinne aikataulutetut tehtävät ja asioita ei pääse unohtumaan tai lykkääntymään. Näitä pääsevät myös muut tiimiläiset katsomaan.
- Aikatauluttaa tehtävät Wrike-projektihallintaan ja tägää sopivat henkilöt korteille. Näin aikatauluja voidaan seurata myös Gantt-kaaviolla ja hyödyntää automaattisia notifikaatioita.
- Joka perjantai tarkistaa osaltaan projektien aikataulutukset ja varmistaa, että kaikki tarvittavat asiat ovat työn alla ja aikataulussa.
2. Seurantaa tehdään myös yhdessä tiiminä
Päivittäin
Tiiminä seuraamme Slack-kanavalla päivittäisiä tehtäviä Todoistista kaapattujen kuvien avulla. Näin pysymme kärryillä, mitä muut ovat tekemässä ja millaisella työkuormalla.
Viikoittain
Käymme tiimin viikon aloituspalaverissa läpi viikon tehtäviä, aikatauluja ja työkuormaa. Katsomme läpi viikon tavoitteet ja varmistamme, että kaikki hommat ovat hoidossa. Tarvittaessa delegoimme töitä tiimin sisällä, mikäli jonkun työmäärä uhkaa paisua liian suureksi ja aikataulut ovat vaarassa pettää.
Työviikon päätteeksi käymme asiakasweeklyssä läpi asiakaskohtaisia töitä aikautauluineen sekä katsomme Wriken projektihallintatyökalussa OKR-malliin perustuvasta GANTT-näkymästä työn alla ja tulossa olevat tehtävät deadlineineen.
Asiakkaille raportoimme tehdyistä ja tulevista töistä viikottaisissa raportoinneissa, jolloin myös asiakkaalla on tieto mitä ja millloin tapahtuu.
Kuukausittain
Kuukausipalaverissa seuraamme suuria linjoja isommissa projekteissa ja asiakascaseissa sekä tietysti myös asiakkaiden kanssa palavereissa tarpeen mukaan.
3. Automaattiset muistutukset varmistavat, että mikään ei unohdu
Projektinhallinnassa Wrikessa seuraavat automatisoidut notifikaatiot huolehtivat osaltaan siitä, että tehtävät tehdään aikataulussa:
- Muistutus uudesta taskista, kun se starttaa
- Kolme päivää ennen työn deadlinea lähtevä muistutus
- Yksi vuorokautta ennen dealinea lähtevä muistutus
- Hälytysviesti, jos tethtävän deadline on ylittynyt (jossa tapauksessa tehdään merkintä virheraportointiin ja käsitellään asia yhdessä, jotta vastaavalta tilanteelta vältytään jatkossa)
4. Kommunikaatio pidetään ripeänä
Jotta aikataulujen pullonkaulaksi ei muodostuisi tiedonvälitys, meillä on selkeät säännöt siihen, että kommunikointi on selkeää ja ripeää:
- Reagointi viestintään tapahtuu ilman turhaa viivyttelyä, ja jos vastauksen hankintaan menee pitkä aika, ilmoitetaanja kuitataan viesti saaduksi infoten jatkotoimista (esim. “Tsekkaan ja palaan asiaan piakkoin/huomenna”).
- Eri kommunikaatiokanavia käytetään sen mukaan, mikä asian kiirellisyys on: Soittamalla saa nopeiten kiinni, Slack on seuraavaksi nopein, jonka jälkeen tulevat Wrike ja muut kanavat, kuten kommentoinnit tiedostoissa.
Lue lisää kommunikaatiokanavista >
Näillä eväillä homma toimii ja aikataulut pitävät. Selkeät linjaukset, työvälineet auttavat välttämään epätietoisuutta ja varmistamaan, että kaikki työskentelevät yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.