Sujuvan tiedonkulun varmistaminen on mille tahansa yritykselle kriittistä. Etäorganisaatioissa se on vielä kriittisempää. Jokaisen työntekijän riittävä tiedonsaanti on varmistettava, eikä se aina ole helppoa.
Sujuvaa tiedonkulkua voidaan pyrkiä varmistamaan erilaisin tavoin, esimerkiksi prosesseilla ja työkaluilla. Suurin kompastuskivi tiedonkulussa, kuten aika usein kaikessa muussakin, on kuitenkin ihminen. Inhimilliset unohdukset, erehdykset, huolimattomuus ja kiire voivat olla syitä, miksi tieto ei kulje sillä standardilla kuin pitäisi. Näihin kaikkiin on mahdollista puuttua, kunhan asiaan puututaan ennen kuin siitä tulee ongelma.
Prosessit tiedonkulun varmistamisessa
Yhteiset pelisäännöt ja toimintatavat ovat tärkein yksittäinen asia tiedonkulun varmistamisessa. Kun kaikille on selvää, mistä pitää ilmoittaa, millä tavalla ja kenelle, tulee viestinnästä kohtalaisen yksinkertaista.
Tiedonkulku ei kuitenkaan ole pelkkää viestintää, vaan myös esimerkiksi erilaiset projektinhallinnalliset dokumentit, kuten budjetointitaulukot sisältävät olennaista tietoa, josta ei välttämättä ole tarkoituksenmukaista kommunikoida erikseen. Tämän vuoksi prosessin on oltava sellainen, että se tukee tiedonkulkua automaattisesti.
Tiedonkulkua tukeva prosessi voi sisältää vaikkapa säännöllisiä tarkistuksia, läpikäyntejä, tapaamisia ja muuta vastaavaa. Ajatus on se, että tiedon jakaminen ja hakeminen on sisällytetty osaksi prosessia.
Työkalut
Viestintävälineillä tai muilla työntekoon käytettävillä työkaluilla ei ole suurta merkitystä tiedonkulun kannalta. Joillekin organisaatioille jotkut viestintäkanavat tai -ohjelmistot toimivat toisia paremmin. Olennaista on kuitenkin se, että käytettäviä viestintätapoja sekä työkaluja käytetään tehokkaasti. Tiedonjakamiseen liittyvät mahdollisuudet on syytä tutkia ja testata, sillä ohjelmiston tai palvelun ominaisuuksista saattaa löytyä mainio keino saada tieto jaettua ilman ylimääräistä vaivaa.
Meillä työkalut on jaettu ihmisten tavoittavuuden osalta muutamaan eri tasoon. Kaikkeen ei ole välttämätöntä reagoida välittömästi esimerkiksi projektinhallinta-alustalla. Jos kuitenkin asia on erittäin kiireellinen, kuuluu prosessiin ilmoittaa tästä myös pikaviestisovelluksessa ja tarvittaessa puhelimitse.
Lue lisää etätiimin sisäisestä kommunikaatiosta aiemmasta blogistamme >
Varmistukset ja kuittaukset
Mikään prosessi tai työkalu ei ole täydellinen. Näin ollen paraskin prosessi saattaa tyssätä pahimpaan arkkiviholliseensa, nimittäin ihmiseen. Erehdyksiä sattuu ja kiirettä pitää, vauhdissa asiat saatetaan jättää huomioimatta. Sen vuoksi on erittäin tärkeää, että erilaiset varmistukset ja kuittaukset ovat osa prosessia.
Aboadilla ilmoitamme tärkeistä asioista useaan eri paikkaan, jotta asia ei jää roikkumaan. Käytännössä teemme siitä mahdottoman ohittaa. Tästäkin huolimatta virheitä ja väärinymmärryksiä voi sattua. Sen vuoksi osaksi prosessiamme kuuluu kuittaus näihin varmistuksiin. Epäselvien asioiden kysyminen ja niiden selvittäminen heti on tärkeä osa tiedonkulkuprosessia.
Ohjeistusten olemassaolo ja saatavuus
Hiljainen tieto on organisaatiolle myrkkyä. Minkään asian ei pitäisi olla muistin tai edes yhden henkilön varassa. Jos näin on, on kyseessä melkoinen ansa, joka vain odottaa laukeamistaan. Laatimalla ohjeistuksia, vaikka ihan lyhyitäkin, varmistat tiedon säilymisen organisaatiossa.
Kaikkea ei toki välttämättä ole mahdollista dokumentoida, mutta lähtökohtaisesti jokaisessa työtehtävässä on jotkin vaiheet, jotka voi dokumentoida. Ohjeistukset ja tietopaketit voivat olla teksti-, kuva- tai videomuodossa, sillä ei oikeastaan ole väliä. Pääasia on, että ohjeistus on olemassa ja se on ymmärrettävä.
Lue, miten meillä hyödynnetään videoita osaamisen ja tiedon jakamiseen >
Miten teidän tiedonkulkunne on varmistettu?
Jos koet, että organisaatiosi tiedonkulussa on parannettavaa, näiden kysymysten ja toimenpiteiden avulla pääset alkuun.
- Mitkä viestintäkanavat ovat kriittisiä, ja mitkä vähemmän kriittisiä? Jaa nämä kahteen tai kolmeen eri tasoon kiireellisyyden mukaan.
- Löytyykö käyttämienne työkalujen ominaisuuksista sellaisia, joiden hyödyntäminen on jäänyt vähälle? Voisi olla hyvä tutkia voisiko niistä olla apua.
- Miten varmistatte, että viesti on mennyt perille? Testatkaa kuittausten käyttöönottamista.
- Tekeekö organisaationne ohjeistuksia kriittisistä työtehtävistä? Voit aloittaa vaikkapa nauhoittamalla ruutuasi kun seuraavan kerran teet jotakin työtehtävää.
Kaikkea ei tarvitse, eikä välttämättä voi, saada kuntoon heti. Määrätietoisella työllä tiedonkulun saa (lähes) pomminvarmaksi, ja erityisesti liiketoiminnalle kriittisten toimintojen dokumentointiin panostamista ei kannata lykätä yhtään pidemmälle.
Lue lisää aiheesta:
Laadukas projektinhallinta on tärkeä osa onnistunutta markkinointia