Vielä viime syksynä (2022) ihmeteltiin ja kinasteltiin ympäri maailmaa työpaikoilla siitä, pidetäänkö porukkaa etänä, kutsutaanko toimistolle vai tehdäänkö joku monista erimuotoisista hybridihimmeleistä.
Joka toinen viikko löytyi tutkimustulos, joka tuki yhtä kantaa tai toista. Jokainen pääsi olemaan oikeassa ja muut aina väärässä. Toiset vähät välittivät tutkimuksista tai datasta ja vain päättivät, että aina on oltu toimistolla, joten niin ollaan nytkin.
Eipä tätä vieläkään ole monessa paikassa ratkaistu, mutta on päädytty johonkin status quoon, jotta asiaa ei tarvitse enää käsitellä.
Päätös on hyvä päätös, jos se on järkipäätös
Minulle on aivan se ja sama, mitä kukin yritys valitsee, mutta ratkaisun kannattaa olla järkiperusteinen. Joskus järkiperusteinen ratkaisu on myös se, että toimistolle mennään miellyttämään ylemmän johdon henkilökohtaisia tuntemuksia ja saamaan riittävä preemio työstään. Minutkin saa toimistolle joka päivä, kun laittaa riittävästi rahaa pöytään – se vain on aika paljon.
Me olemme hajautettu tiimi. Se ei ole parempi tai huonompi ratkaisu kuin muilla. Se on meidän ratkaisumme. Tällainen etäily ei ole kotitoimistoilua niin paljon kuin tee-mistä-haluat-toimistoilua.
Asenteet ovat tutkitusti tiukassa
Tutkiessamme pari vuotta sitten, mitä mieltä yritykset olivat palveluntarjoajasta, joka toimii täysin etänä, nousi esiin, että etänä palvelujen tarjoaminen pitäisi näkyä matalempina hintoina. Seuraavassa kysymyksessä kuitenkin jokainen tuon vastannut totesi, että palvelun toimittamistapa ei vaikuta sen arvoon. Vastaajat tajusivat haastatteluissa itsekin sen, että ensireaktio ja ennakkoluulot olivat tiukassa, mutta looginen ajattelu voitti.
Nykyisin ajattelu on muuttunut täysin ja tällainen toimintatapa on modernia. Tänä päivänä modernit ja ajassa tai sen edellä pysyvät toimijat ovat kallisarvoisia.
Hajautettu tiimi ei ole kustannussäästö, vaan sijoitus
Kun minua on haastateltu aiheesta eri julkaisuihin, on kustannusten säästäminen noussut keskeiseksi kysymykseksi. Olipa kyseessä in-house-markkinointitiimisi, palveluntoimittajasi tai markkinointitoimistosi missä moodissa tahansa, päätöksen ei pidä olla kustannusperusteinen.
Hieman toimistokustannuksissa säästäminen on huono syy etäillä. Se raha kuuluu ohjata työntekijöiden tai tiimiläisten toimistojen parantamiseen.
Hajautetun tiimin tärkeimmät edut kokemuksien perusteella
Jos kustannussäästöt eivät ole se syy, miksi yritykselle on ollut kannattavaa antaa ihmisten tehdä töitä mistä haluavat ja vielä antaa siihen lisää rahaa käyttöön. Mitä yritys tästä sitten kostuu?
Katsotaan hieman kokemuksia, joita me olemme kartoittaneet:
1. Hyvä, parempi, paras asiakaspalvelu
Asiakkaat ykkösenä ja viiden tähden palvelua pysyy ohjenuorana tekemisessämme. Tämä malli mahdollistaakin asiakkaille, että he saavat huipputiimiltä (kohta 3) palvelua, ja toiminta on ketterää, koska kohtaamiset eivät vaadi pitkiä varoitusaikoja ja logistista säätöä sekä ajanhukkaa.
Lisäksi reaaliaikaisten kohtaamisten lisäksi monimuotoisen multimedian hyödyntäminen mahdollistaa, että palvelua voi tarvittaessa tarjota juuri silloin ja siinä muodossa, kun asiakas sitä haluaa.
Olemmekin kehittäneet omia palveluprosessejamme juuri etänä tehtävään asiakastyöhön prosessien, työkalujen ja osaamisen huomioiden.
2. Vapaus lisää tyytyväisyyttä, vaikka tuo vastuutakin
Kun voit itse päättää, missä teet töitä, olipa se sitten trooppisella saarella, kotona tai keskieurooppalaisessa keskustassa, mahdollistaa se joustavuutta ja vapautta, joka on todellinen kilpailuvaltti, kun haetaan tekijöitä.
Samaan aikaan se toki luo myös tarpeen ihmisille kyetä johtamaan itse itseään, kun kukaan ei ole niskaan hengittämässä. Toisaalta itseään sitä saa johtaa lähes koko elämänsä, joten on mielestäni kohtuullista odottaa sitä myös töissä.
3. Talent-markkina laajenee usealla tavalla
Mitä jos sinulla ei olisikaan käytössä vain oman kaupunkisi tai maasi työntekijäpooli, vaan koko Eurooppa tai vaikka koko maailma? Tai mitä jos sinun ei tarvitsisi päättää, että tekeekö henkilö 40 tuntia viikossa tai ei ole ollenkaan töissä?
Kun voit rekrytä mistä päin maailmaa tahansa ja tarjota pilkottuja fractional-toimintamalleja, jotka nykyisin ovat kovasti kysyttyjä talentin puolelta, sinulla ei ole tekijäpulaa. Näin voit saada parhaat tekijät, jotka haluavat toimia tällä mallilla. Hyvin toimivan hajautetun tiimin mallia on sen verran harvassa vielä, että kilpailu talentista on vähäisempää.
4. Tasa-arvoisuus vahvistuu
Ei ole kulmahuoneita, ei avokonttoreita tai toimistoporukkaa. Jokainen voi valita itselleen parhaan toimintaympäristön perustuen omaan halukkuuteensa ja teennäinen hierarkkisuus poistuu.
Samaan aikaan myös nykyisin kovin tuttu välimuoto toimistoporukan ja etäilijöiden välillä katoaa. Niin kävi meillekin.
5. Yhteiset kohtaamiset ovat sosiaalisia kohtaamisia
Moni sanoo, että toimistolle pitää mennä, jotta näkee muita tiimiläisiä. Mutta miksi te ette voi nähdä muita ihmisiä ilman, että pitää tulla näpyttelemään konetta samojen kalmanväristen valoputkien valtakuntaan?
Me emme katso määrää, vaan laatua. Näemme harvemmin naamatusten kuin monet muut, mutta silloin siitä pyritään tekemään siisti kokemus ja sitä ei tehdä työn varjolla. Sama pätee asiakkaiden kanssa.
6. Rahaa jää oikeasti siisteihin juttuihin panostamiseen
Kun ilman toimistoa kaikki aiemmin toimistoon käytetty raha ei millään kulu kotitoimistostojen tuunailuun ja kaikkiin kivoihin erikoiskahveihin, mitä porukka tilailee, loppu raha käytetään yhdessä hauskanpitoon. Yhteiseen aikaan pääsee oikeasti panostamaan, eikä tarvitse miettiä halvimman kautta yhteisiä hetkiä.
Miksi tämä on muka niin vaikeaa?
Jos kerran hajautetussa tiimissä on kaikkia näitä etuja, niin miksi se on niin vaikeaa? Syitä on monia aina isoista egoista järkeviin perusteisiin. Yksi suurimmista tuntuu kuitenkin olevan, että tällaisesta toimintamallista on paljon haasteellisia kokemuksia.
Epävarmuus ja huonot kokemukset tulevat ymmärrettävästi myös siitä, että lähityötä ja toimistolla olemista on opeteltu sata vuotta, ja kunnolla etänä vetämistä monessa organisaatiossa vain pari vuotta. Eli lähityöstä löytyy kulttuurissamme lähes viisikymmenkertaisesti kokemusta ja osaamista. Olemmekohan hieman armottomia uudistukselle?
Hajautetut tiimit eivät ole vanha toimintamalli etänä, vaan kokonaan oma toimintamallinsa. Kaikki asiat, kuten sattumanvaraiset kohtaamiset toimistolle ovat mahdollisia myös etänä, mutta ne vaativat uuden opettelua.
Se on vaikeaa, ymmärrän. Mutta se ei tee ratkaisusta huonoa.
Lue myös aiempia julkaisuja samasta aihepiiristä:
Kokemukset ja opit hajautetun etätiimin toiminnasta
Miten varmistetaan sujuva tiedonkulku etäorganisaatiossa
Tiimin sisäinen kommunikaatio Aboadissa
Hyvästi toimisto! Aboad vapautti kahleet