Olisi mukava sanoa, että meillä ei tehdä lainkaan virheitä, mutta ihmisiä kun olemme, joskus jonkinlaisia mokiakin sattuu. Oleellista onkin, kuinka organisaatiossa suhtaudutaan virheisiin: Viisas oppii virheistä.
Miten virheitä ennaltaehkäistään?
Pyrimme tietysti virheiden ennaltaehkäisyyn erilaisin toimin, joita ovat mm.
- henkilökohtainen huolellinen työskentely
- julkaisuun menevän materiaalin käyttäminen myös kollegan kommentoinnissa ja oikoluvussa ennen julkaisua
- aikataulujen ja budjettien säännöllinen seuranta
- selkeä ja laadukas projektinhallinta.
Lean-markkinoinnin periaatteita sovelletaan kaikessa toiminnassamme niin, että opimme tuloksista ja hyödynnämme niitä toiminnan kehittämisessä. Myös virheistä pyrimme oppimaan niin, että tehdyt virheet eivät toistuisi. Virhelistan pituus onkin lyhentynyt virheraportoinnin käytön seurauksena.
Virheraportointi palvelun laadun varmistajana
Aboadin arvolupauksena on toimittaa sovittu palvelu, sovittuun hintaan, sovitussa aikataulussa, erinomaisella laadulla ja vakuuttavilla tuloksilla. Jotta tähän päästään, on prosessien oltava kunnossa ja tiimin oltava sitoutunut tekemiseen näillä arvoilla.
Siksi on luonnollista, että myös virheisiin kiinnitetään huomiota. Ei siksi, että löydettäisiin syyllisiä, vaan siksi, että koko tiiminä oppisimme tehdyistä virheistä, kehittyisimme ja tuottaisimme parempaa palvelua asiakkaillemme.
Miten virheraportointi toimii käytännössä?
Virheraportointi on yksinkertaisesti tiedosto Google Sheetsissä. Se pitää sisällään seuraavat sarakkeet:
- milloin
- kuka
- virheen tyyppi (unohdus, budjettiin liittyvä virhe, aikatauluvirhe, muuten jäänyt tai muu virhe)
- mitä tapahtui
- mitä siitä seurasi
- miten virhe voidaan välttää tulevaisuudessa
Kun virhe, kämmi tai unohdus sattuu, se, jolle se on tapahtunut käy kirjaamassa tiedot ylös virheraportointiin.
Kuukausipalaverissa virheraportointi käydään muiden aiheiden lisäksi yhdessä ja pohditaan rakentavasti, mitä näistä voidaan oppia. Virhe olisi voinut sattua kenelle tahansa. Tarkoitus ei olekaan syyllistää tiettyä henkilöä, vaan keskustella avoimesti mitä tapahtui ja mitä siitä opitaan.
Mitä virheistä opitaan?
Opit otetaan talteen, osittain kantapään kautta ja osittain ennakoivasti. Emmekä halua tehdä sitä virhettä, että jätetään virheistä oppiminen hyödyntämättä! On hyödyllistä pohtia esim.
- Olisiko virhe ollut mahdollista estää?
- Onko prosesseissa jotain parannettavaa?
- Entä miten tällainen virhe voidaan tulevaisuudessa välttää?
Asiat liittyvät toisiinsa, sillä virheistä oppimalla paitsi parannamme henkilökohtaisesti työn laatua, voimme parantaa myös prosesseja. Paremmat prosessit puolestaan vähentävät virheitä ja laatu paranee niin työssä kuin asiakaspalvelussa.